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RPA導入で年1800時間のコスト削減に成功。社内のルーティン業務を自動化するために取り組んだこと

今回紹介するのは、社内で初めてRPAを導入しルーティン業務のコスト削減に成功した、コンサルティング事業部でアナリスト兼チームリーダーの鈴木 偉大

RPAの導入について起案してから、実際の活用・運用までにかかった期間はわずか2か月。自分が主体となってRPA導入のプロジェクトを進めていったといいます。

今回はそんな活躍を見せた鈴木に、RPAの取り組み内容とその成果についてインタビューした内容をお届けします。

▼プロフィール

ルーティンで行われていた単純作業に課題を感じ、役員に直接提案。すぐ導入に向けて取り組むことに

──今回の取り組みについて教えてください。

これまでルーティンで行われていた社内業務を、RPAツールを活用して自動化する取り組みを行いました。

RPAとは、Robotic Process Automation / ロボティック・プロセス・オートメーションの略語で、RPAツールを活用することで一連の業務を自動化してくれるものです。


──何がきっかけでRPA活用を?

自分が主催する交流会がきっかけで知り合った方から、偶然RPAについて耳にしたのがきっかけです。その後、詳しくお聞きする中で「単純な作業であれば自動化できる」と聞いて。そのとき、自分の部署で毎月発生していたルーティン業務に思い至りました。

そこで、「RPAを導入して、社内のルーティン業務を自動化させませんか?」という提案を、取締役CMOの藤原に直接しました。ちょうど半年前の10月頃だったと思います。そうしたら「活用の可能性はあると思う。企画やってみたら?」と二つ返事でGOサインが出て(笑)。

RPA導入はまだ社内では前例のないことだったので、最初は分からないことも多くありました。藤原にも適宜相談しながら、自分が中心となってプロジェクトを進めていきました。

自社にフィットするRPAの実装が困難だった

──RPAの導入をするにあたって、何から始めていったのでしょうか?

社内での起案後、現状業務の棚卸しや、費用対効果の算出などの準備・検討から始めていきました。業務の棚卸しは自分のチームだけでなく、営業やコンサルティングを行う他の部署にも一人ひとりヒアリングしながら進めていきました。社内全体まで範囲を広げて検討することで、会社全体で業務の最適化ができないかと考えたからです。

(RPA導入の全体の流れについてまとめた図。11月にプロジェクトとして起案し、約2か月以内で導入から本格展開までの実施が完了した)

──導入までの過程で一番苦労したのはどのようなポイントですか?

やはりRPAツールの選定ですかね。世の中には多くのRPAツールがありますが、どのようなツールがあるのかを把握するだけでなく、

●RPAツールのタイプごとのメリット・デメリット
●業務が実際にRPA化できるかできないか
●業務削減インパクト

についても細かく見ていく必要があります。

上記を踏まえた上で、RPAツールの比較検討を進めていきました。

RPAツールの選定をした上で、自分でツールのテスト使用まで行いました。テスト使用とは、各ツールについて1から勉強して、実際にロボットを作り、テスト起動させて正常に動くのかを確認する、というものです。

さまざまな検討の結果、「ExRobot」というデスクトップ型の中小企業向けに特化したツールを導入することに決めました。

(RPAツールの「ExRobot」)

RPA導入によってより付加価値の高い業務にメンバーが時間を割けるように

──プロジェクトの起案から本格展開まで約2か月というスピード感で進められたんですね。RPAツールを導入してからすぐ活用まで至ったとのことですが、RPA活用によってどのような成果につながったのでしょうか。

次のような成果につながりました。

対象は自分の部署以外も含めて検討していたのですが、まず単純なルーティン業務の多い自分の部署から行いました。

RPAツールの導入〜活用についてもプロジェクトオーナーである自分ひとりで進めていきました。検討の段階でどのような業務を自動化すべきかが明確になっていたので、活用までスムーズに行うことができたんです。

──作業が自動化された、というと具体的にどのような作業にあたるのでしょうか。

コンサルティングサービスで毎月提供しているレポーティングの業務です。

ウィルゲートではSEOを中心としたWeb全般のコンサルティングを行っているのですが、お客さまへのレポーティングに際して、データ確認、入力、分析、順位変動情報などの作業が必要になります。

これまで月に200時間ほどチーム全体で時間がかかっていたのですが、150時間ほど業務削減できたので、およそこれまでの1/4に、1日の1人あたりの勤務時間は8時間なので、ひと月あたり18日分の業務が削減できたことになります。

──そうなると、普段の業務内容も大きく変わってきそうですね。

そうですね。当初理想としていた、これまであまり時間が割けていなかったような付加価値の高い仕事に、部署のメンバーの時間を割り当てられるようになりました。

あとは単純作業を何度も手を動かして行うのは、気持ちとして大変じゃないですか。その大変さがなくなったことで、精神的な負担も軽くなりました。

「RPAツールの導入・活用を最後までやりきれたのは、明確な目的があったから」

──プロジェクトを進めていくにあたって意識していたことなどあれば教えてください。

「限られたリソースのなかでクライアントへの提供価値をどう伸ばせるのか」ということです。自社のサービスの品質を高め、競争力を高めたいと強く思っていました。

もし他に同じようにRPAの導入を検討している会社があったとしたら、「RPAを導入した先に何を実現したいのか」目的を明確にした上で、RPA活用に取り組むことが重要ですと伝えますね。

たとえば「RPA」と聞くと、とりあえず今ある面倒な単純業務を自動化しよう、と思われる方が多いんです。ただ、それだけだと目の前の作業が自動化できただけにとどまってしまい、実際にどれだけの成果が得られたかが分からなくなってしまいます。

「“働く”を楽しむ人を増やしたい」。本来人がやるべき仕事へシフトし、生産性を高めるために

──今後の展望について教えてください。

今回の社内での成功体験を踏まえて、全部署の業務にRPAを活用すべく、社内横断のRPA化プロジェクトを進めていきたいです。

それに加えて、以前の私たちのように作業過多などの課題を抱えているお客さまに、DX化に向けた取り組みの一環として、業務のRPA化をサービス提供していくことを考えています。

(業務のRPA化などを通じたデジタルシフトの重要性について)

少人数規模の会社様ですと、人手でなんとかするという仕事の仕方は難しいです。中小企業やベンチャー企業にとって、今後はいかに人力に依存せず、RPAのような新しい技術の活用によって、本来人がやるべき「付加価値の高い業務」へシフトしていき、生産性を高めていけるかがテーマになってきます。

実際にお客さまからは「作業に時間をとられてて、施策や戦略考えるのに時間さけない」という声を多くもらいます。それは本来時間をさくべき仕事ではありません。やりたくない単純作業ではなくて、より戦略的・クリエイティブな業務に時間を割けるようになっていくことの方が重要です。

“働く”を楽しむ人を増やしたい、と個人的には思っています。そのためにも、RPAを中小企業にとって身近な存在にしていきたいですね。

──最後に、個人としての変化について教えてください。

取締役直下で何度も壁打ちできたことで、視座がグンと高まりましたね。今回のRPA導入プロジェクトの機会は、“社内の負"の解決から、“社会の負"の解決へと意識がシフトする大きなきっかけになりました。

今後も積極的に自ら手をあげて、挑戦し続けていきたいです。


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