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新入社員を歓迎し、早期に活躍できるようにやっていること

こんにちは。ホワイトプラス人事のたかみです。
今回は新入社員(新卒・中途問わず)をどのように迎え入れ、どのようにオンボーディングをしているかについてご紹介します。

もともと前職でもこの辺りに少し関わっていたこともあり、また入社2日目に社長の井下から「入社時オリエン作って」と言われたこともあり(どちらかといえば、入社オリエン受ける立場なのに作らせてもらえるなんて笑)、2017年7月より作り始め、そこから何度かやりながらアップデートしています。

そもそもオンボーディングとは?何のためにやるの?

「オン・ボーディング(on-boarding)」とは、「船や飛行機に乗っている」という意味の「on-board」から派生した言葉。本来は船や飛行機に新しく乗り込んできたクルーや乗客に対して、必要なサポートを行い、慣れてもらうプロセスのことを指します。人事用語としては、企業が新たに採用した人材を職場に配置し、組織の一員として定着させ、戦力化させるまでの一連の受け入れプロセスを意味します。」
HR pro参照

新しい環境にジョインすることは緊張や不安があり、ストレスが少なからずあると思います。それは新卒入社者だけでなく、中途入社者であってもです。例えば大手企業から社員数60名ほどのベンチャーに環境を変えたら、前職と違いすぎて戸惑い、慣れない部分もあると思います。

具体的には、下記のようなことが挙がるかなと思います。

・何からキャッチアップすればいいんだろう
・どんな風に仕事を進めればいいんだろう
・入社後どんなことやるんだろう
・先輩社員や周りのメンバーとうまくやっていけるかな
・他の部署はどんなことやっているんだろう
・早く活躍するためにはどうしたらいいんだろう

「これらの緊張や不安を解消しつつ、できる限り早いタイミングで実力を発揮して活躍することで、個人も会社もお互いにHappyになれるように」という目的で、オンボーディングの設計・運用をしています。

具体的なプログラムは?どんなことやっているの?

具体的には早期に活躍するために必要なことを7つに分類し、それぞれオリエンテーションや面談等のプログラムを策定、実施しています。これをホワイトプラスでは「入社後支援プログラム」と呼んでいます。

早期に活躍するために必要な7つのこと

・入社を歓迎する
・人を知る
・会社のルールを知る
・会社の歴史を知る
・ビジョンの理解
・各事業/組織の理解
・個別ケア

今後も上記はアップデートしていく予定ですが、いったんこのカテゴリで時間軸を含めて、入社後支援プログラムの全体図を整理したものがこちらです。

せっかくなので、いくつかの取り組みについてご紹介します。

①入社歓迎/人を知る

A)Welcome Box
ホワイトプラスの社員証やロゴステッカー、パーカー、バリューがデザインされたTシャツやステッカー、White Book(会社の歴史を記載した社史)などが入っています。

ギフトボックスのような袋が自席に案内されたときに置いてあることで、新しく入社された方へのサプライズとともに歓迎の気持ちを伝えられるように工夫しています。

実際に入社した社員からは「ウェルカム感ハンパなかったです!感動して写真撮りました!」と笑顔で言ってもらえて、入社した人はもちろんのこと、迎え入れる側もHappyになれます。

Welcome Boxの一例

B)Welcome Lunch
各部署のメンバーとランチで交流する制度。新入社員のランチ代は会社が負担します。それぞれの部署のメンバーの顔と名前を覚える機会や、社員同士の相互理解の場を目的として実施しています。

現在は9つのグループに分けて運営しているので、9回分のランチが無料なのはいいですね(わたしの入社時はこの制度がなかったので、羨ましい笑)

C)その他
入社歓迎会や定期的な社内懇親会や部活動、半期に一度の全社イベントなどを実施しています。

忘年会の様子をパシャリ

(忘年会の様子をパシャリ)

②会社のルールを知る

A)人事オリエンテーション
会社のルールや人事制度など、基本的な部分を人事から説明しています。
具体的には、組織図、バリューの背景や内容、入社後支援プログラム、人事制度、休暇制度などの福利厚生、社内ルール、その他各種ツールの使い方などの説明をしています。

※上記の人事オリエンテーション資料を含む会社のルールは、情報共有ツールの「esa」やGoogleドライブで常時掲示しており、いつでも閲覧することができるようにしています。

③人を知る/ビジョンの理解

A)ヒストリーブック「White Book」

会社の創業〜現在までの会社の歩み(過去の成功や失敗体験も含む)をまとめた、「White Book」を入社時にお渡ししています。

新しく迎え入れるメンバーに「White Book」で会社の歩みを正しく伝える仕組みを作り、誰一人もれなく会社や事業の理解をしていただくようにしています。

1日でも早くホワイトプラスという新しい環境に溶け込んでいただくことや、円滑な社内コミュニケーション、入社後の早期活躍の実現を図っています。

▼社員からの声

・会社の歴史を知ることができてとてもいい
・途中から入社した社員は知ることができないようなことが書いてあっていいと思った
・さまざまな挑戦をした結果、どんな成功や失敗があって、
いまの会社やサービスがあるのかを知ることができて興味深かったです

B)社長の井下によるビジョンシェアリング

創業の経緯や事業の歩み、ビジョンやバリュー、会社の課題や未来について、社長の井下自ら新しいメンバーに説明し、質問を受け付けながら対話しています。社員からは「創業時の苦労や事業の実情、会社を今後どのように成長させていこうとしているのかを知ることができ、一緒に頑張ろうと思えた」と好評なプログラムのひとつです。

C)その他

全社イベントで創業時の想いや実現したい世界、どんな組織にしたいかを語る代表の井下

(全社イベントで創業時の想いや実現したい世界、どんな組織にしたいかを語る代表の井下)

毎週金曜日に実施される全社週会や月次の全社〆会、半期に一度の全社イベントで、社長より語りかけることで、ビジョンや会社の目指す方向の浸透・意識統一を図っています。

④各事業/組織の理解

A)役員による事業部オリエン

各事業部ごとのミッションや、各事業の強みと課題、組織の説明、事業部直下の各グループの仕事内容について、役員自ら新しいメンバーに説明・質疑応答をしています。

B)その他

毎週金曜日に実施される「全社週会」や、月次の「全社〆会」では、プロジェクト進捗共有のほか、各グループの取組みをオープンに共有し、各事業/組織の理解を図っています。
また、会の最後には「社長トーク」のパートを設けて、大切にしたい考え方など数ヶ月間ごとにテーマを決めて、社員に浸透するまで同じテーマで伝えています。また、なぜその考え方が大事なのかを、マンネリ化しないように、多面的に取り入れられるように、具体的な事例を適宜変えながら、伝えています。

こうすることでビジョンやバリュー、今年の方針、それらを実現する上で大切にしたい考え方・行動例などの「前提」を揃えることができ、同じ考え方や仕事の進め方をすることができるようになります。
その結果、コミュニケーションスピードや仕事の生産性が上がると考えています。また、組織サーベイとして導入している「wevox」でも、「ビジョン」や「経営陣に対する信頼」のスコアも高得点をキープしつづけています。

直近のマーケティング施策について社内に説明している場面

(直近のマーケティング施策について社内に説明している場面)

⑤個別ケア

A)定期的な個別面談

入社3ヶ月後に人事面談、入社6ヶ月後に社長面談を実施しています。
入社後のギャップの確認や新しい環境により馴染むためのヒアリング、会社からの期待値を改めて伝え、視座を上げるための場としても活用しています。

▼社員からの声

  • 期待されているんだなと感じることができ、これからもがんばろうと思えた
  • 普段、社長と二人で長時間話す機会はないので、とてもよかった
  • 社員のフォローをしようとしてくれてるんだなと感じた
  • 気さくに話せるから何でも話しやすかった
  • 困ってることなどをキャッチアップしてくれるような姿勢がいいなと思いました
  • ベンチャーなので、入社後のフォローなどはないと思っていたので、
    人事の方が時間を使って色々フォローしてくれていることを知り、安心して働ける会社だなと思った

番外編:新卒の入社式はどんなことしているの?

ホワイトプラスでは新卒を迎え入れるにあたって、2016年から「アイロンがけ入社式」を実施しています。当社の主力事業は「クリーニング」です。そのため、サービスへの愛着を持って欲しい、覚悟を持って欲しい、そして洋服を大切にしてほしいという思いから企画しています。

この「アイロンがけ入社式」では、新卒社員が先輩社員に教わりながら、当社が贈呈した白いシャツにアイロンをかけ、そのシャツを着用して自身の抱負を発表するものです。

新卒の入社式は人生で二度とありません。一般的な入社式ではなく、少しでも思い出にしていただきたいという思いから実施しています。アイロンがけ入社式の目的は以下の3つです。

①新社会人として、“パリッとした気持ち”で仕事に臨んでもらうため
②主力事業の「ネットクリーニング」に携わり「服を大切にする」という気持ちを持ってもらうため
③ビジョンとして掲げる「新しい日常をつくる」という想いを体感してもらうため
2019年の入社式の様子

(2019年の入社式の様子)

アイロンがけ入社式の様子はこちらにまとめているので、気になる方はご覧ください。

社内のコミュニケーション機会を増やしていく

現在は上記のようなオンボーディングをしていますが、まだまだアップデートが必要だと考えています。具体的には、グループや部署を超えた横のつながりや、同世代で話す機会を増やすなど社内コミュニケーション機会を増やす施策を現在検討しています。(例えば部活動の推奨・活動費支援など/あくまで一例です)

また新卒入社社員には、直接の業務のサポートではなく、精神的な仕事の悩みや人間関係、キャリア形成のサポートをする「斜めメンター制度」を導入しています。現在は中途入社社員にはこの制度を導入していないのですが、こちらも併せて導入を検討しています。

それ以外にもまだ社内の暗黙知(例えばサービスの成功・失敗の歴史やその要因分析/各職種での業務内容やルールの見える化など)があったりもするので、整備を進めていきます。サービスや業務の意思決定のもとになる「情報=前提」を揃えることで、仕事上におけるコミュニケーションを円滑にしていきたいと考えています。

このように今後も「入社後の緊張や不安を解消しつつ、できる限り早いタイミングで実力を発揮して活躍することで、個人も会社もお互いにHappyになれるように」オンボーディング制度をアップデートしていく予定です。(ちなみにオンボーディングをアップデートするにあたってはこちらの記事を参考にしようと思っています。なかでも「中途入社者の組織適応課題」の要素分解は必見ですので、よろしければご覧ください。)

今後も入社される方の声は今後も積極的に聞いていきたいと思っているので、会社の仕組みをいっしょに創っていきたいと考えられる人には面白い環境かもしれません。

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