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【メンバー全員リモート勤務開始より10日】Lang-8流 リモートコミュニケーションのTipsと5つのツールを公開します!

目次

はじめに
 
いままでのLang-8

リモートコミュニケーションのTips
 1.HRTを極める
 2.メンションを見逃さない
 3.情報をオープンにする
 4.Stand-Upミーティングをする

リモートに便利なツール5選と運用方法
 1.Slack
 2.Sneek
 3.zoom
 4.Snap Camera 
 5.Discord

社内の感想

おわりに

はじめに

Lang-8は、感染症拡大防止のため3月30日から全メンバーフルリモート勤務になりました。

もともと多くのメンバーが柔軟にリモートワークをしていたということもあり、今のところフルリモートへの切り替えもスムーズに行うことができたと感じています。

今回は、リモートワークで円滑にコミュニケーションを行うために日頃から意識していたことや、重宝しているツールを公開します!


いままでのLang-8

Lang-8のメンバーは、以下のようにさまざまな理由から柔軟にリモートワークをしていました。

  • 夕方のラッシュ前にオフィスを出て、続きは自宅からやりたい
  • ペットの体調が悪いので自宅にいたい
  • 里帰り出産のため配偶者の実家で業務をしたい

これらに加えて、3月は「通勤ラッシュを避けたい」「子供の学校が休校」というメンバーが積極的にリモートワークをするようになり、3月30日より全メンバーのフルリモート勤務が決定しました。
その上で、私たちが大事にしているTipsをお伝えしたいと思います。

リモートコミュニケーションのTips

1. HRTを極める

Lang-8では、バリュー(行動指針)の1つである「HRTを極める」を何よりも大事にします。
HRTは、Humility(謙遜), Respect(尊敬), Trust(信頼)の頭文字です。

「相手の発言/行動に悪意があるはずがない」という前提を全員が共有し、攻撃的な態度を取らないことを徹底しています。
相手に誤解を与えないように努力することや、疑問や要望があるときには誠意を持って伝えることも意識しています。

Lang-8では、全てのメンバーがHRTを日常的に意識しており、「今の自分の発言、HRT大丈夫だったかな」と確認する場面が多く見られます。

非同期やリモートのコミュニケーションにおいては、より一層HRTが求められます。
相手の顔が見えないテキストコミュニケーションでは、意図せず攻撃的に伝わるリスクが高いからです。伝わりづらいことや議論に発展しそうなときは、すぐに口頭(通話やビデオチャット)で話すようにします。
何らかの理由で苛立っているときなど、自分で「あ、余裕ないな」と思ったらテキスト以外のコミュニケーションに切り替えたり、急ぎの内容でなければ一晩頭を冷やしてから話すことも大事です。

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2. メンションは見逃さない

基本的なことですが、Slack,GitHub,Qiita Teamなどのメンションは見逃さないようメール通知での二重チェックを推奨しています。連絡されたのに、それに気付かないとかなり時間のロスになるからです。

また、Lang-8では基本的にメンションは24h/7daysいつでも送ってOKということになっています。「休日だから週明けに送ろう」「夜遅いから明日の朝送ろう」と覚えておくのにもコストがかかりますし、送るのを忘れてしまうリスクもあるため、忘れないうちにすぐ発信したほうがよいという考えからです。

もちろん受け取った側はすぐに返信をする必要はなく、送った側もすぐに返信が来ることを期待しないルールです。


3.情報をオープンにする

情報については、オープン・クローズドのルールを定め、特にSlackでは、給与の話、1on1で話した内容以外は、DMやプライベートチャンネルは原則非推奨です。

また、非同期で稼働しているメンバーでも同じ量の情報にアクセスできるよう、口頭で話したことでもできるだけテキストに残すようにしています。


4.Stand-Up ミーティングをする

開発メンバー(ディレクター,データ分析,エンジニア,デザイナー)が今日のToDoを共有する場として、毎朝10時に10~15分程度のミーティングを行っています。出社していてもリモートでも、基本的に該当メンバーは出席するようにしています。ディレクターが開発の進捗を確認したり、ポジションをまたいでの相談がしやすくなります。

フルリモートになってからは、開発メンバーだけでなく、バックオフィスやテスターなど全てのメンバーが参加して、1日の最初に顔合わせをするようにしています。

リモートに便利なツール5選と運用方法

1. Slack

ツールの説明はするまでもないので、Lang-8流のSlackの文化をご紹介します!

📍絵文字を使う

忙しい時や余裕の無い時など、受け取り手の状態によっては、普通の文でも攻撃的に見えてしまうことがあります。反対に絵文字をつけることで、ついイラッとした時にそれをそのまま文章にしてしまうのを出来るだけ防ぐ効果があります。 絵文字つけようとする時に、「攻撃的な文章を書いているな」と見直すきっかけにもなります。

📍カスタム絵文字

Lang-8では大量にリアクションを使う文化があるので、Slackのカスタム絵文字がたくさんあります。
これらのほとんどはエンジニアのメンバーが追加したもので、「この絵文字欲しいね」という話が上がると1分後にはSlack上に追加されています。(4月7日時点で6200個)

絵文字の多くは、こちらのGitHubリポジトリのものを使わせていただいてます。

例えば、オフラインやビデオチャットなどでやりとりをしたときは「口頭確認」の絵文字を使う習慣があります。あとで見返したときや他のメンバーが見たときに「この話途切れてるのでは?」となるのを防ぎます。

また、「HRTを極める」「自律駆動」などのバリュー(行動指針)を表した絵文字があり、バリューに沿った発言や行動にはこれらのリアクションが押されます。
Slack上で日常的にバリューを目にするので、行動に浸透しやすくなりました。


📍#times チャンネル

勤怠管理チャンネルです。稼働開始・終了時や離席するときに宣言します。

「ごはん食べるので離席」「散歩にいきます」「昼寝します」など、他のメンバーの状況を知ることができます
フルリモートになる前は、#times を見て「今コンビニ行ってるならあとで話しかけよう」など判断することができました。フルリモートになってからも、Discordで話しかけて反応がなかったときなどに #times を見ると「あ、この人は散歩で離席中だったんだ」と気づくことができます。

集中したいけどSlackのメンション通知が気になるときは、#times で「1時間集中したいのでSlack落とします」と宣言してSlackを切ってしまう方法もあります。

ちなみに、リモートワークとは関係ないですが、Lang-8では勤怠管理システムと #times を連携しています。
#times で「in」「out」などのコマンドを入力すると、自動で出勤・退勤・休憩などを記録してくれるので、勤怠入力の手間を省くことができます。


📍Googleカレンダーとの連携

フルリモートになってからサクッと通話をかけることが増えましたが、「ミーティング中だから出られない」などのステータスがわかったほうがいいよね、という声が上がったため導入しました。

Googleカレンダーに予定が入っている間は、名前の横のステータスがカレンダーアイコンになり、今ミーティング中だということが把握できます。

Google カレンダーと Slack を連携させる
Google Calendar Google Calendar for Team Events デスクトップから、左サイドバー最下部の「App」に移動します。 (プラスアイコン) をクリックします。 Google Calendar を検索します。 ✋まだアプリをインストールしていない場合は、「インストール」をクリックして Slack App ディレクトリに移動し、「Slack に追加」を選択して表示されるメッセージに従います。 👍すでにアプリがインストールされている場合には、「表示する」をクリックします。
https://slack.com/intl/ja-jp/help/articles/206329808-Google-%E3%82%AB%E3%83%AC%E3%83%B3%E3%83%80%E3%83%BC%E3%81%A8-Slack-%E3%82%92%E9%80%A3%E6%90%BA%E3%81%95%E3%81%9B%E3%82%8B



2. Sneek

リモートでも出来る限りオフィスにいるのと近い環境を作りたい」という目的で、Lang-8では2016年から導入しています。

1分~5分おきに各メンバーのようすが撮影がされて、今の状況を見ることができます。そんなに撮影されたら集中できないよ!髪の毛ボサボサだよ!というときはモザイクかけることもできます。

もちろんリモートでサボるようなメンバーはいないので監視することが目的ではありません。「そこにいる感」「一緒に働いている感」が出るのが良いところです。
また、相手の画像をクリックするだけですぐにビデオ通話もできるので、zoomを使うほどでもないけどちょっと口頭で話したい!という時に便利です。

「そこにいる感」を出す目的やすぐにビデオ通話ができるという点でzoomをつけっぱなしで運用している企業も多いようですが、PCの負荷の面でもSneekはおすすめです!


3&4. zoom & Snap Camera

Lang-8では今年の3月から導入しました。社内のミーティングはwherebyからzoomへ移行しつつあります。

もともとwherebyを使っていましたが、リモートではビデオオフにしているメンバーが多く、理由は「化粧や髪の毛を整えるのが面倒くさい」「部屋が散らかっていてあまり写したくない」の2点が大きいようでした。
フルリモートになるにあたって、ミーティングで積極的にビデオオンにする文化が浸透したらいいよね、という話が挙がり、エンジニア主導でzoomへの移行の準備を始めました。

プライバシーが気になる人はバーチャル背景を使ったり、化粧が面倒臭い人はSnap Cameraをインストールして顔を隠したりできるので、リモートでのビデオオン率が格段に上がりました


楽しそうですね。


5. Discord

こちらはフルリモートが決定してから導入しました。オフィスにいるときみたいにサクッと口頭で話せたらいいよね、という意見から、フルリモート初日にエンジニアが勝手にLang-8のサーバーを作りました。
もちろん全てのポジションのメンバーが運用できないと意味がないので、次の瞬間には設定方法と運用方針が全メンバーにシェアされるというスピード感でした。

エンジニア、デザイナー、バックオフィスなど、ポジションごとにVCを設置し、基本的に「通話中」の状態で運用しています。

普段はマイクをミュートしているメンバーがほとんどですが、サクッと話をしたいときはマイクをオンにして「いますかーー!!」と叫べば答えてくれることが多いです。常に通話出来る状態にしておくことで音声通話のハードルが下がり、口頭でのやりとりが増えました

わざわざ相手のデスクまで移動しなくてもいいので、むしろオフィスにいるときよりもコミュニケーションしやすいと評判です。ちなみに私もオフィスにいるときよりもDiscordのほうが社長に話しかけやすくなりました。

ただ、DiscordはまだSlackほど社内に浸透していないので、Discord上で決定したことはSlackでも共有することを徹底しています。

社内の感想

フルリモート初日の社内の感想が上がってきたのでその一部をシェアします💁‍♀️

よかったこと

  • Discord繋げてあぁだこうだ言いながらコード書いたらオフィスに居るときみたいな感じがして良かった
  • 全員がリモートだから逆にオンサイトとリモート間のコミュニケーションのギャップがない
  • むしろ対面より雑談の敷居が低い
  • 猫の隣で仕事できるので幸せ
  • 朝昼から納豆キムチにんにくなど臭うものをガンガン食べられる

困ったこと

  • 椅子&机が狭くて肩こり半端ない
    • これを受けて、オフィスが近い人は会社の椅子をタクシーなど自宅に持って返っていいということになりました
  • 時間の感覚がなくなって意識して休憩取らないとめっちゃ時間たつ。オフィスにいると誰かのミーティングや出社退勤で時間を追えるので。
  • メリハリなく、気分転換できない
  • 通勤は気分転換でもあった


Lang-8では、リモートワークをよりよいものにするために、メンバーが自発的にツールを導入したりコミュニケーション量を増やしたり工夫をしています。よりよいツールや運用方法がありそうだったらすぐに試す文化ができているので、今後も諸々アップデートしていきます!

おわりに

Lang-8では、以下のポジションをはじめ、幅広い職種の募集をしております。

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