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ぶっちゃけインターンのイの字も知らない私が、2週間のサマーインターンシップを遂行できたわけ【前編】

こんにちは!エウレカ採用担当の内澤です。HR未経験ながら、去年の11月よりRecruiterとしてエウレカにジョインしました。そんな私が四苦八苦しながらも、9月に2週間にわたりエウレカにて開催された『eureka Summer Internship 2018』を、なんとか終えることができまして。

サマーインターンに関わったすべての人への感謝の気持ちと、これからサマーインターンシップ開催にチャレンジしてみたいと考えていらっしゃる方の何かのお役に立てればと思い、こちらにご報告させていただきます。



まずはじめに

もちろん規模にもよるかと思うのですが… ほぼ知見のない状態からのサマーインターンシップ開催は、本当に過酷です。そして、2週間規模の企画を立てたのならば、そこからの長い戦いに対する覚悟が必要です。ちなみにエウレカは今年、45名(エンジニア35名前後、デザイナー10名前後)という集客目標を設けてスタートを切りました。

参加者を集客しないことにははじまらない

さて、開催する覚悟が決まったら、すぐにはじめなきゃいけないのは集客です。今年エウレカでは、デザイナーとエンジニアに協力をしてもらってLPを作成。併せて、エージェントや採用媒体の利用のため、ベンダーとの面談をひたすら設定して、こちらの募集要件のすり合わせ作業を行いました。

ということは要するに、順序的にはLPに公開するサマーインターンシップのコンテンツ概要や、募集要項、メンターたちの紹介などを事前に決定しておく必要があります。

そして、複数あるベンダーに対しては、当たり前ですがそれぞれに何度も何度も同じ話を繰り返し説明し、価格の交渉をして、お互いの期待値をつめていきます。また、それが運用型の媒体であるならば、自分自身も媒体の特性や使用方法をマスターして、掲載用の素材を用意して募集要項のテキストを作成したりもします(集客に焦る気持ちのなかいくつもの媒体をオープンするのは、なかなかしびれる作業です)。

ちなみに、完成したLPはこちら👇


夏休みにエントリー殺到、からの怒涛のオペレーション

嬉しいことに、早めに集客の動き出しをした成果もあり、エントリー数は良いペースで集まりました。5月下旬〜8月末日までの約3ヶ月間で、総エントリー数は194。うち選考を通過して、最終的に参加承諾にいたった方が39名です。残念ながら最終着地は、最初に設定していた目標参加人数にはおよびませんでした。

しかし、後述する内容を読んでいただけるとわかると思いますが、結果的にはこの数がエウレカの受け入れキャパの限界だったように思います。メンターたちの感想によると、しっかりと評価を見極めていくのなら、1人に対し学生3人というバランスがメンタリングするMAXとのこと。

そして、要するにその期間中、紹介してくれたベンダーや、その194名の学生と代わるがわる常にコンタクトを取り続け、面接(多い学生では2次面接まで)を設定し、スケジューリングをすることになります(しびれる作業パート2です)。

また、つい盲点になりがちな注意点として。サマーインターンシップのコンテンツ内容にグループワークを盛り込みたいとき、職種のバランスを可能な限りとりたいと思うのですが、そのコントロールはできないと思った方が良いです。

実際エウレカでも希望職種に偏りが発生し、サーバーサイドエンジニアからのエントリーが圧倒的に多数となり、グルーピングする職種のバランスを取るために、急遽予定をしていなかったAIエンジニアのコースを作成。サーバーサイド希望の学生に承諾を得て、職種のチェンジを行いました。


集客に目処がついたら今度はコンテンツ構想と運営準備

第一に、

もちろん採用目的のサマーインターンシップは、採用担当としてディレクションをするのが当たり前だと思うのですが… 募集する学生がエンジニアとデザイナーの専門職オンリーのイベントということで、コンテンツや課題内容、評価基準を決めることが本当に困難でした。

そのため開催にあたっては、エンジニアチームやデザイナーチームにも運営においてかなりリソースを割いてコミットしてもらいました(この実現はひとえに、エウレカが普段の採用観点やカルチャーとして大切にしているマインドのひとつ、“All for All”を体現できるメンバーがいるおかげだと心から感謝しました)。そして、メンバーの強力なサポートを受けつつ、なんとか開催に向けて準備を進めていきました。

これは反省をふまえてなのですが、準備をするなかで一番はじめに決めておくべきことは、明確かつ具体的に言語化された“評価ポイント&評価基準”です。さらにいうと、どのタイミングで・誰が(複数名いる場合は最終決定者も)・どのポイントを・どう評価するのか、というところまであるとよりスムーズです。

今回エウレカでは評価軸と、それをもとにディスカッションで評価をつけていこうというざっくりとしたスタートを切ってしまったため、学生に出題する課題を決定する上でも、その成果物を評価するタイミングでも、また、学生についての会話をしたり、記録として情報を残すにしても、その都度何度もメンターや評価者に混乱を招き、議論のための多くの時間を割かせてしまいました。

第二に、

エンジニアとデザイナーのメンター陣とMTGの時間を設けて、課題の構想を立てました。どんなものが良いのかと議論を進め決めたのは、学生が2週間でもクリアできそう、かつビジネスセンスを確認できるような課題を用意するでした。ただ、これが具体的な評価ポイントを言語化する前の工程で行ったため、せっかく作った課題なのに、エウレカが欲しい人材として評価ポイントとしている項目をみる機会を網羅しきれていませんでした。

結果、せっかく練り上げた課題でも、見るべきポイントが押さえきれておらず、後々の評価タイミングごとに多くの時間を費やすことになってしまったな〜、と反省しています。


第三に、

学生の受け入れ体制を整える作業が必要です。夏休み中の開催ということもあり、参加者の中には遠方から来てくれる方がたくさんいます。ちなみに、今回の参加者39名中、29人が遠方からの参加者(これはかなりの計算外!)。面接や開催期間中の交通費や、宿泊先の手配、期間中の学生への日当など、結構な予算をおさえておく必要があります。優秀な学生を探すためには、それなりのコストがかかります。特に長期間の開催であれば、学生がワークに集中できるように、宿泊施設の環境配慮はおさえておくべきポイントで、今回その配慮が抜けていたことは大きな反省点でした。

またその他にも、開催期間中のコンテンツに懇親会やLT会をやるなら、イベント用にケータリングや飲み物、発表用のスライドなどの準備も必要になります。滞りなくコンテンツを進めるためには、詳細なタイムテーブルと、そこに関わるメンバーのアサイン・参加にあた事前説明、スケジュール調整という事前準備も必要です。

特にタイムテーブルは、学生のワーク時間の確保や、社員とのコミュニケーションポイントを設けたり、会社への理解を深めてもらうための講義の時間などなど、様々な目的とタイミングを予測しつつ立てることが重要です。こちらも未経験の私にとっては、とても難しい設計でした。メンターたちにも相談しつつ、スケジュール設計を行いました。


さて、ここまでは開催前の話をざっとまとめてみました。【後編】では、開催直前〜開催期間中のあれこれについて綴っていこうと思います。



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